FAQ

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Über AEONOS

  • Was ist AEONOS?

    AEONOS ist eine Software as a Service Lösung (SaaS) für Zeiterfassung und Zeitwirtschaft, die sich vorrangig an KMU richtet. Als intelligente Zeitwirtschaft ist ihr primäres Ziel, die Personalabteilung zu entlasten und ihren Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Sie beherrscht die komplexesten Arbeitszeitmodelle und berechnet so wichtige Kennzahlen automatisch aus. Neben der Zeitwirtschaft umfasst AEONOS auch weitere Bereiche wie das Projektmanagement und die Standortverwaltung. So bietet sich unsere Lösung gerade für Unternehmen an, die über mehrere Standorte verfügen.Da wir gerne mit unseren Kunden neue Funktionen entwickeln, ist AEONOS eine besonders kundenorientierte Lösung, die laufend um Funktionen erweitert wird, die in der Praxis einen Mehrwert schaffen. Mit höchster Flexibilität ermöglicht sie so eine individuelle Anpassung des Systems an den eigenen Wünschen. AEONOS: Die smarte Lösung für komplexe Ansprüche AEONOS ist eine wirtschaftliche Lösung, von der Sie profitieren, da sie mitdenkt und Ihnen Arbeit abnimmt. Sie legt den Fokus auf „Schnelligkeit, Individualität und Komplexität“. Da es sie in drei Produktvarianten gibt, passt sie sich dennoch Ihren Ansprüchen an. So können Sie sich auch für unsere einfache Zeiterfassungslösung AEONOS Fox entscheiden und später bei Bedarf die Upgrade Möglichkeit nutzen.

  • Wofür steht AEONOS und wie spricht man es aus?

    AEONOS kommt aus dem Griechischen und wird „Äonos“ ausgesprochen. AEON bedeutet u.a. „Zeit“, „Zeitalter“ und „Ewigkeit“ (Pl. AEONOS).Zum einen wurde der Name für unsere Software gewählt, da sie dem neuen Zeitalter der Zeitwirtschaft, nämlich der digitalen Zeitwirtschaft als Software as a Service (SaaS) entspricht. Zum anderen erhalten unsere Kunden durch SaaS regelmäßig automatische und kostenfreie Updates und die neuen Releases, so dass AEONOS langfristig eingesetzt werden

  • Was ist der Unterschied zwischen Fox, Husky und Tiger?

    Unsere Produkte sind aufbauend gestaltet, so dass sie immer nur für den Funktionsumfang bezahlen, den Sie benötigen. So unterscheiden sich unsere drei Produkte in ihrem Funktionsumfang und bieten ein faires Preis-/ Leistungsverhältnis an. Auf diese Weise erhalten Sie einen günstigeren Preis, als es bei einem modularen Aufbau der Fall wäre. AEONOS Fox ist unsere einfachste Lösung. Sie ist eine Software für Zeiterfassung, die vornehmlich in kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt wird. AEONOS Husky ist unsere Zeitwirtschaftslösung, die sich an kleinere und mittlere Unternehmen richtet, die Zeitwirtschaft, aber noch keine individuellen Anpassungen der Software und keine Einrichtungsunterstützung benötigen. Alle wichtigen Funktionen und Reports sind enthalten, sodass sie den perfekten Einstieg in die Zeitwirtschaft bietet. AEONOS Tiger ist die All-In Lösung, die alle Funktionen umfasst und besonders für hohe und komplexe Ansprüche geeignet ist, da sie zusätzlich individuelle Lösungen anbietet und Ihnen auf Wunsch Einrichtung und Pflege der Daten abnimmt.

  • Ist ein Up- bzw. Down-grade möglich?

    Ja. Sie können jederzeit kostenlos ein Up- oder Down-grade erhalten. Ihre Daten werden selbstverständlich übernommen.

  • Wie oft gibt es Updates?

    Wir arbeiten kontinuierlich an AEONOS weiter und integrieren neue Arbeitszeit- und Datenschutzgesetze. In der Regel erscheinen jährlich zwei bis drei AEONOS Releases und vierteiljährlich neue Updates, die kostenlos und automatisch erfolgen.

  • Was bedeutet SaaS?

    Eine Software as a Service Lösung ist eine günstige und schnelle Alternative zum Kauf von Softwarelösungen. Gerade KMU benötigen i.d.R. keine eigene Software, da sie in keinem Preis-/ Leistungsverhältnis steht und langfristig unprofitabler ist. Mit SaaS entfallen die Wartungs-, Betriebs-, Lizenz- und Installationskosten sowie die Anschaffung neuer Hardware. Alle Kosten sind für Sie absolut transparent, es gibt keine versteckten Kosten wie bei Kauflösungen. Die Software kann in sehr kurzer Zeit sofort eingesetzt werden und benötigt nichts weiter außer entsprechende Geräte zum Buchen (Computer, Laptops, Tablets, Smartphones, Terminals). Sie können also ohne Investitionskosten direkt die Software nutzen und benötigen kein eigenes IT-Fachpersonal, denn unser Support steht Ihnen bei Fragen zur Verfügung. Ein großer Vorteil ist, dass Sie immer die aktuellste Version einsetzen und Ihre Software nicht altert. Beim Kauf wird die gleiche Software jahrelang genutzt, damit sich die hohen Anschaffungskosten rentieren. Mit SaaS sind Sie immer auf den aktuellsten technischen und rechtlichen Stand und sind aufgrund der Kündigungsmöglichkeit ungebunden. Durch die vielfältigen Wege zur Datensicherung genießen Sie den höchsten Schutz, da sich Ihre Daten in abgesicherten Rechenzentren in Deutschland befinden. Viele Unternehmen hätten keine vergleichbare Sicherheit auf eigenen Servern, sodass sich SaaS auch aus Sicherheitsgründen empfiehlt.

  • Ich brauche Hilfe. Wie erreiche ich den Support?

    Als AEONOS Kunde erhalten Sie einen Zugang zu unserem Support-Center. Dort erreichen Sie unseren schnellen und kompetenten Support während der regulären Geschäftszeiten von Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr. Als Tiger Kunde erhalten Sie zusätzlich unseren telefonischen Support.

Sicherheit und Datenschutz

  • Werden meine Daten verschlüsselt?

    Ja. Bei AEONOS wird ausschließlich eine verschlüsselte Verbindung eingesetzt.

  • Wie werden meine Daten gesichert?

    Die von uns eingesetzten Server stehen in zertifizierten Hochleistungs-Rechenzentren mit biometrischer Zugangskontrolle ausschließlich in Deutschland. Ihre Daten werden bei jedem Zugriff redundant gespeichert. Es werden täglich Backups durchgeführt und verschlüsselt auf entfernten Datenspeichern abgelegt.

  • Können meine Daten verloren gehen?

    Nein. Im sehr ungewöhnlichen Fall eines Brands im Rechenzentrum können maximal die Daten eines Tages verloren gehen, da wir jede Nacht ein Backup aller Ihrer Daten auf einem räumlich weit entfernten Datenspeicher ablegen.

  • Wo werden meine Daten gesichert?

    Bei jedem Datenzugriff auf einer redundanten Festplatte und jede Nacht auf einem räumlich weit entfernten Datenspeicher.

  • Werden meine Daten nach den Datenschutzgesetzen geschützt?

    Ja, Sie brauchen sich um nichts zu kümmern wie dies bei Kaufsoftware der Fall wäre. Alle Kosten sind im Vertrag enthalten. Sowohl wir als auch das Rechenzentrum verfügen über einen Datenschützer. Mittels ADV-Vertrag (Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag) geben Sie die Verantwortung und Kosten an uns ab.

Systemvoraussetzungen und Kompatibilität

  • Welche Systeme werden unterstützt?

    Sie benötigen lediglich einen Webbrowser. Eine Installation ist nicht erforderlich (abgesehen Android App, s.u.). Wir empfehlen den Firefox-Browser in einer aktuellen Version.

  • Auf welchen Smartphones und Tablets funktioniert die App?

    Die AEONOS App funktioniert aktuell auf Android und Blackberry Geräten. Alle weiteren Smartphones und Tablets können die AEONOS Web App nutzen, die im Browser des entsprechenden Mobilgeräts läuft.

  • Kann ich AEONOS auf meinem Server installieren?

    Dies ist dank Software as a Service nicht nötig. AEONOS wird durch uns betrieben und gewartet. Sollten aus unternehmensinternen Gründen eine Installation bei Ihnen im Hause zwingend sein, sprechen Sie uns bitte an.

  • Funktioniert AEONOS auch auf Apple Geräten?

    Ja. Verwenden Sie bei Apple Geräten einfach die AEONOS Web App.

  • Gibt es eine SAP Schnittstelle oder andere Schnittstellen?

    Ja. Aktuell verfügt AEONOS über eine SAP- und ADP-Schnittstelle für den Lohnexport. Die Schnittstelle kann auch für DATEV und weitere Systeme genutzt werden. Weitere Schnittstellen sind in Bearbeitung. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen eigene Im- und Exportschnittstellen.

AEONOS Testlizenz

  • Wie funktioniert die AEONOS Testlizenz?

    AEONOS kann im Rahmen der 30 tägigen Testlizenz im vollen Umfang kostenlos und unverbindlich getestet werden. Wir benötigen keine persönlichen Daten von Ihnen. Sie füllen ein kurzes Formular aus und erhalten sofort alle Zugangsdaten per E-Mail. Nach der Freischaltung kann die Software mit Daten gefüllt und uneingeschränkt eingesetzt werden. Am Ende läuft die Lizenz automatisch aus, sodass Sie nichts weiter Unternehmen brauchen. Wenn Sie sich für AEONOS entschieden haben, können jederzeit einen Vertrag abschließen. Entweder online oder über unser Bestellformular. Ihre Daten aus der Probezeit können wir übernehmen, so dass Sie nahtlos weiterarbeiten können.

  • Was passiert nach den 30 Tagen und meinen Daten?

    Nach 30 Tagen läuft Ihre Testlizenz automatisch ab und Ihre Daten werden gelöscht.

  • Kann ich AEONOS während der Testlizenz uneingeschränkt nutzen?

    Ja. Mit der Testlizenz erhalten Sie den vollen Funktionsumfang von Husky, bzw. Fox. Tiger entspricht im Standard-Funktionsumfang im wesentlichen Husky, so dass Sie als großes Unternehmen zunächst Husky testen und dann einen Vertrag über Tiger abschließen können. Sprechen Sie und diesbezüglich gerne an.

  • AEONOS hat mich überzeugt. Wie erhalte ich die Vollversion?

    AEONOS Husky und AEONOS Fox Ganz einfach: schließen Sie über die Vertragsverwaltung einen Vertrag mit uns ab. Bezahlen können Sie bequem online.

    AEONOS Tiger
    Sie können uns sowohl per Telefon, E-Mail oder über unseren Kontaktformular kontaktieren. Wir werden uns dann schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen und alles weitere Besprechen.

  • Ich kann mich nicht entscheiden. Welches AEONOS Produkt ist das Richtige für mich?

    Sollten Sie sich nicht entscheiden können, beraten wir Sie gerne und finden zusammen, das für Sie passende AEONOS Produkt. Sie können bei Unsicherheiten auch eine der kleineren Produktvarianten wählen, da Sie jederzeit bequem ein kostenloses Upgrade wählen können.

  • Kann ich meine Daten nach der Testlizenz importieren?

    Selbstverständlich importieren wir Ihre Daten aus der Testlizenz schnell und kostenlos in die Vollversion.

Installation und Setup

  • Wie lade ich mir die AEONOS App herunter?

    Sie haben zwei Möglichkeiten die kostenlose AEONOS App zu installieren:
    AEONOS Husky und AEONOS Fox
    Laden Sie einfach die App über den Google Play Store herunter: [Link]

    AEONOS Tiger
    Sie erhalten eine spezielle Android App für Ihr Unternehmen. Diese können Sie über das HR Tool oder die Mitarbeiter-Selbstverwaltung installieren. Als Installationswege stehen Ihnen ein QR Code und ein Download-Link zur Verfügung. Verwenden Sie eine Barcodeleser App, um die AEONOS App per QR Code zu installieren.

  • Muss ich eine Schulung buchen?

    Unsere angebotenen Schulungen und Beratungen sind optional buchbar und ermöglichen eine schnelle Einführung von bis zu acht Personalleiter. AEONOS Tiger ist unsere komplexe Zeitwirtschaft, welche im Rahmen einer Schulung einfacher zu erlernen ist. Gerade in großen Betrieben ist es empfehlenswert, zu Beginn mehrere Personaler zu schulen, um das Wissen schnell im Unternehmen zu verbreiten und mehrere Ansprechpersonen zu haben.Generell ist eine Schulung jedoch nicht notwendig, da AEONOS auch Videos und Schulungsunterlagen wie das Handbuch zur Verfügung stellt. Das vorhandene Grundwissen variiert von Unternehmen zu Unternehmen und erfordert einen unterschiedlichen Grad an Unterstützung. So bieten wir verschiedene Formate an, um für jeden unserer Kunden das geeignete Maß anzubieten. AEONOS Fox und AEONOS Husky sind unsere weniger komplexen Lösungen und benötigen i.d.R. keine Schulung, da der Support und die Unterlagen bei Fragen ausreichen.

  • Gibt es Schulungsvideos oder Unterlagen zur Einführung?

    Ja. Im HR-Tool befindet sich das Handbuch, welches jederzeit aufgerufen werden kann. Dazu bieten wir Einführungsvideos und Tutorials, die aktuell bearbeitet werden und Anfang 2017 erscheinen werden.

  • Kann ich meine Daten importieren?

    Ja. Sie haben die Möglichkeit ein Datenimport von Mitarbeitern, Projekten und Standorten optional zu buchen.

HR- Tool

  • Was kann das Nachrichtensystem?

    Im HR-Tool kann die Personalabteilung über das Nachrichtensystem Nachrichten verschicken und deren Erhalt durch die Empfangs- und Lesebestätigung nachvollziehen. Die Mitarbeiter brauchen für den Empfang nicht in AEONOS eingeloggt zu sein und können die Nachricht im Onlinemodus mit „Annehmen“ oder „Ablehnen“ beantworten. Das Nachrichtensystem bietet sich an, wenn Mitarbeiter an etwas erinnert werden sollen oder eine Abstimmung zu einem Thema durchgeführt wird. Auch können die Mitarbeiter am Ende des Monats Ihr Konto auf diese Weise für den Export an die Lohnbuchhaltung freigeben.

  • Kann ich Mitarbeitern unterschiedliche Feiertagskalender zuordnen?

    Ja. Es gibt einen integrierten Feiertagskalender, der die unterschiedlichen Feiertagskalender berücksichtigt und um eigene, firmeninterne Feiertage ergänzt werden kann. Die angelegten Feiertagskalender können Mitarbeitern und Standorten zugeordnet werden.

  • Was bedeutet eine automatische Pausenregelung?

    Bei Aktivierung der automatischen Pausenregelung werden Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz (§4 ArbZG) gebucht. Demnach werden nach sechs Arbeitsstunden automatisch die gesetzlich vorgeschriebenen 30 Minuten Pause abgezogen, sofern diese Mindestruhezeit nicht zuvor eingehalten worden ist. Bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden werden nach 9 Stunden zusätzlich 15 Minuten Pause abgezogen.Explizite Buchungen von Pausen und implizite Pausen durch Lücken zwischen zwei Buchungen werden ebenso wie die Arbeitszeitmodelle und der Feiertagskalender bei der Berechnung berücksichtigt.

  • Was bedeutet Geräteverwaltung?

    Über die Geräteverwaltung können alle Geräte erfasst werden, auf denen die AEONOS App installiert ist. Es werden der Online-Status und die Bereitschaft, Nachrichten zu empfangen aufgezeigt. Die Mobilgeräte werden zusätzlich den Mitarbeitern zugeordnet (Hersteller, Typ, Mobilnummer).

  • Was bedeutet Geo-Tracking und Geo-Position?

    Geo-Tracking: Aufzeichnung der Position in kurzen Intervallen und Darstellung der Punkte in einer Landkarte im HR-Tool. Geo-Position: Aufzeichnung der Position bei Buchung des Arbeitsbeginns und -endes. Die Positionsermittlung der Mitarbeiter erfordert grundsätzlich die Zustimmung des Mitarbeiters und ggf. des Betriebsrates und muss explizit je Mitarbeiter von der Personalabteilung freigeschaltet werden. Der datenschutzkonforme Prozess zum Umgang mit Mitarbeiter-Positionsdaten erfolgt durch Bestätigung des Einsatzzwecks durch den Personalverantwortlichen.

Anmeldung

  • Ich habe mein Kennwort oder Anmeldenamen vergessen

    Auf der Anmeldeseite des HR Tools können Sie sich mittels des Links „Passwort vergessen“ ein neues Passwort an Ihre hinterlegte E-Mail Adresse schicken lassen. Falls Sie Ihren Anmeldenamen vergessen haben, hilft Ihnen unser Support gerne weiter.

  • Wie kann ich mein Passwort ändern?

    Wir unterscheiden zwischen dem Passwort für die Anmeldung am HR Tool und der PIN für die Mitarbeiter zur Anmeldung an den Clients (App) zum Buchen von Zeiten.
    Im HR Tool können Sie Ihr Passwort über das Menü ändern.

    AEONOS Fox
    Klicken Sie auf den Menüeintrag „Passwort ändern“.

    AEONOS Husky und AEONOS Tiger
    Klicken Sie auf den Menüeintrag „Bereichsleiter“. Sie sehen dann die Liste der angelegten personalverantwortlichen Mitarbeiter. Klicken Sie ganz rechts in der Liste auf das entsprechende graue Schlüssel-Symbol.

  • Kann ich mich an mehreren Geräte gleichzeitig anmelden?

    Ja. Durch die automatische Synchronisation können mehrere Geräte gleichzeitig verwendet werden. So können Sie flexibel mit dem Gerät buchen, welches für die jeweilige Buchung am geeignetsten ist. Buchen Sie z.B. über das Smartphone, wenn Sie zu einem Kundentermin gehen und am Terminal auf Ihrem Weg in die Kantine. Am Arbeitsplatz können Sie direkt über Ihren Webbrowser buchen und wenn Sie sich im Home Office befinden, buchen Sie ganz einfach über Ihr Tablet vom Wohnzimmer aus.

  • Können sich mehrere Mitarbeiter über ein Gerät anmelden?

    Ja. Durch die Sperrfunktion können sich mehrere Mitarbeiter auf ein Gerät einloggen und Ihre Zeiten buchen. So können Sie ganz bequem z.B. ein Smartphone für mehrere Mitarbeiter im Lager verwenden.

  • Was passiert mit den Accounts von ausgeschiedenen Mitarbeitern?

    Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, bleiben die Daten für vier Jahre im System gespeichert. Da die Rechnung monatlich nach den aktiven Mitarbeitern erfolgt, wird der ausgetretene Mitarbeiter automatisch nicht mehr berechnet.

Rechteverwaltung

  • Was bedeutet Rechteverwaltung?

    Durch die Rechteverwaltung kann der Personalleiter verschiedene Zugänge einrichten und damit die Rechte für bestimmte Mitarbeiter einschränken. Der Personalverantwortliche (HR-Manager) kann auf das komplette System zugreifen und alle Daten einsehen.Der Standortleiter , bzw. Bereichsleiter kann auf die Daten der ihm zugeordneten Mitarbeiter zugreifen. Die Mitarbeiter haben über die Mitarbeiter-Selbstverwaltung ausschließlich Zugriff auf ihr eigenes Arbeitszeiten- und Urlaubskonto.

  • Was können meine Mitarbeiter in ihrem Account sehen?

    Jeder Mitarbeiter kann sein eigenes Arbeitszeitkonto, Urlaubskonto und seine Zuschläge sowie gebuchten und noch nicht exportierten Zeiten für den aktuellen und den Vormonat einsehen. Der Mitarbeiter erhält somit Transparenz und die Möglichkeit, seine Daten zu prüfen sowie seine gebuchten Zeiten nachträglich zu korrigieren.

Zeiterfassung

  • Wie kann ich meine Zeit erfassen?

    Zeiten können über dem Webbrowser, Laptop, Tablet, Smartphone oder stationär über die optionalen Terminals gebucht werden. Für Smartphones gibt es eine eigene AEONOS App.Über dem Webbrowser und auf der Startseite in der App können die Zeiten über die Symbole „Beginn“ und „Ende“ ganz einfach gebucht werden. Nach dem Anwählen wird die jeweilige Tätigkeit, des Projekts oder der Abwesenheit ausgewählt und die Buchung ggf. mit einer Bemerkung versehen.

  • Was bedeutet automatische Zeitwirtschaft?

    Unter automatische Zeitwirtschaft ist die Intelligenz von AEONOS gemeint. Da unsere Software selbst mitdenkt und komplexe Berechnungen automatisch vornimmt, ist sie eine echte Hilfe und entlastet die Personalabteilung. Manuelle Berechnungen von Kennzahlen auf Basis der individuellen Arbeitszeitmodelle sind nicht mehr nötig. Mit AEONOS werden Arbeitszeitmodelle, Zuschlagsmodelle und -schlüssel, Urlaubsmodelle, Zeitbonusmodelle, Abwesenheiten, Feiertage, Arbeitszeiten, Kostenstellen, Zeitkorridore und Zeitgrenzen hinterlegt. Die Verbindung zwischen angeforderter Kennzahl und den Stammdaten zieht sich die Software selbst, sodass die Kennzahlen korrekt und schnell ausgerechnet werden. Hierbei werden auch die anspruchsvollen Arbeitszeitenmodelle wie Aushilfen, Minijobber, Studenten und Werkverträge berücksichtigt sowie Zuschlagsmodelle priorisiert. Durch die Differenzierung von Abwesenheiten, Zeitbonusmodellen und Überstunden, kann AEONOS zusätzlich unbezahlte von bezahlte unterscheiden. Dadurch werden am Monatsende die jeweils unbezahlten nicht in die Überstunden und Zuschlagsberechnung aufgenommen.

  • Ich habe falsch gebucht oder vergessen zu buchen. Kann ich nachträglich meine Zeiten erfassen und korrigieren?

    Ja. Über die Mitarbeiter-Selbstverwaltung kann sich der Mitarbeiter jederzeit detailliert über seine gebuchten Zeiten informieren. Ihm stehen Such- und Auswertungsfunktionen zur Verfügung, die ihm die Kontrolle seiner gebuchten Zeiten vereinfacht. Zusätzlich hat der Mitarbeiter in der Android App eine nachträgliche Korrekturmöglichkeit und beim Buchen auch die Option, die Uhrzeit manuell einzugeben.

  • Welches Zeitenformat hat AEONOS?

    AEONOS arbeitet intern und in den Export-Schnittstellen mit Industrieminuten. Die Anzeige für die Mitarbeiter und im HR Tool ist der Einfachheit halber jedoch in Stunden und Minuten.

  • Was ist ein Mindestlohn-Nachweis?

    Seit der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns hat der Arbeitgeber die Pflicht, für seine, unter dem Mindestlohn fallende Mitarbeiter, einen Mindestlohn-Nachweis zu erbringen. Diese Mitarbeiter müssen innerhalb von sieben Tagen alle ihre Zeiten erfasst haben und dürfen nachträglich keine Korrektur mehr vornehmen. Für die transparente und gesetzeskonforme Nachweismöglichkeit bei Betriebsprüfungen bietet AEONOS ein PDF zum Download an, welches für den Zoll angefertigt wird. Die Datei enthält die Arbeitszeit und -dauer, Gesamtpausenzeit, Sollarbeitsstunden, geleistete Stunden und das Zeitsaldo je Arbeitstag. Das revisionssichere Online-Archiv enthält zur Absicherung alle Mindestlohnnachweise seit Vertragsbeginn.

  • Was bedeutet Mindestlohn-Unterstützung?

    Mitarbeiter, die dem Mindestlohngesetz unterliegen, können keine in der Vergangenheit liegende Zeitbuchungen anlegen oder ändern (Mehr als 7 Tage in der Vergangenheit). AEONOS prüft täglich, ob Mitarbeiter eine Buchung vergessen haben und berücksichtigt dabei das Arbeitszeitmodell. Vor einer Verletzung der Aufzeichnungspflicht informiert das Nachrichtensystem Vorgesetzte und Mitarbeiter rechtzeitig. Die Mindestlohn-Nachweise werden automatisch für den Zoll generiert und stehen zum Download zur Verfügung.

  • Buchen meine Mitarbeiter zur richtigen Zeit?

    Die Personalabteilung kann sich über die Reportfunktion Stempelzeiten und gebuchte Zeiten gegenüberstellen lassen. Mitarbeiter, die oft große Abweichungen zwischen diesen Zeiten haben, können so kontrolliert werden. Optional kann je Mitarbeiter eine reine Anwesenheitszeiterfassung aktiviert werden.

Synchronisation

  • Kann ich auch offline buchen?

    Ja. Die AEONOS App synchronisiert automatisch die erfassten Zeiten, sobald eine Netzverbindung aktiv ist. Die Web App benötigt eine Internetverbindung.

  • Kann ich am gleichen Tag über mehrere Geräte buchen?

    Ja. Durch die automatische Synchronisation können mehrere Geräte gleichzeitig verwendet werden. So können Sie flexibel mit dem Gerät buchen, welches für die jeweilige Buchung am geeignetsten ist. Buchen Sie z.B. über das Smartphone, wenn Sie zu einem Kundentermin gehen und am Terminal auf Ihrem Weg in die Kantine. Am Arbeitsplatz können Sie direkt über Ihren Webbrowser buchen und wenn Sie sich im Home Office befinden, buchen Sie ganz einfach über Ihr Tablet vom Wohnzimmer aus.

Projektmanagement

  • Wie viele Projekte, Tätigkeiten und Abwesenheiten kann ich anlegen?

    Es können unbeschränkt Projekte, Tätigkeiten und Abwesenheiten angelegt werden.

  • Kann ich einsehen, wer im Projekt arbeitet?

    Diese Funktion kommt im ersten Halbjahr 2017 hinzu.

  • Wird mir der Projektstatus angezeigt?

    Ja, je Projekt kann ein Zeitbudget angegeben werden. AEONOS zeigt an, wie viel Zeit schon auf das Projekt gebucht wurde und wieviel Zeit noch verfügbar ist.

  • Kann ich eine Rechnung direkt erstellen?

    Nein, jedoch lassen sich Arbeitszeiten als „fakturiert“ kennzeichnen. Durch Auswertungsfunktionen kann man noch nicht fakturierte Zeiten aus dem System exportieren oder die Gesamtzeiten für unfakturierte Zeiträume je Mitarbeiter ermitteln. Diese Daten müssen nur in das eigene Rechnungsformular eingefügt oder als Anhang (Leistungsnachweis) an die Rechnung angehangen werden.

Standortverwaltung

  • Wie viele Standorte kann ich anlegen?

    Es können unbeschränkt Standorte angelegt werden. Anstelle von Standorten können auch Abteilungen benannt werden, die den gleichen Funktionsumfang wie Standorte erhalten. Je Standort kann ein eigener Login angelegt werden. Auf diese Weise können Sie AEONOS ohne Zusatzkosten auch für Subunternehmer zugänglich machen.

  • Was ermöglicht mir die Standortverwaltung?

    Den Standorten können Mitarbeiter, Kostenstellen, Feiertagskalender und Standortleiter zugeordnet werden. Der Standortleiter kann auch mehreren Standorten zugewiesen werden. Je Standort können Tätigkeiten, Projekte und Abwesenheiten angelegt werden. Mit dem Report „Auslastung“ können Rückschlüsse auf die Produktivität einzelner Mitarbeiter bzw. Standorte gemacht werden. Die Standortverwaltung kann zusätzlich zur Verwaltung von Subunternehmen verwendet werden.

Konditionen und Zahlungen

  • Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es?

    AEONOS bietet mehrere Zahlungsmodalitäten. Die Rechnung kann monatlich via Lastschrift oder mittels PayPal beglichen werden.

  • Hat AEONOS eine Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist?

    AEONOS Fox und AEONOS Husky haben keine Mindestlaufzeit und eine monatliche Kündigungsfrist. AEONOS Tiger verfügt aufgrund der umfangreichen Einrichtung eine Vertragsmindestlaufzeit von 24 Monaten. Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Ende der Vertragsmindestlaufzeit, anschließend kann mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Verlängerung gekündigt werden.

  • Wie kündige ich meinen Vertrag?

    Husky und Fox: Sie können bequem per Mausklick über die Vertragsverwaltung im HR Tool kündigen.

    Tiger
    Sie können AEONOS mittels schriftlicher Kündigung kündigen.

  • Wie viel kostet mich AEONOS? Was deckt der Preis ab?

    Der Preis hängt von dem gewählten AEONOS Produkt ab und umfasst Hosting, Datenschutz, Support, Wartung und Updates. Mehr Informationen zu unseren Preisen finden Sie hier.

  • Wie erfolgt die Rechnungserstellung?

    Die Rechnung erfolgt monatlich via Post, bzw. E-Mail.

  • Einige Mitarbeiter arbeiten aktuell nicht, muss ich für diese trotzdem bezahlen?

    Nein. Setzen Sie für diese Mitarbeiter einfach ein Austrittsdatum.

  • Ich habe mehr Mitarbeiter eingestellt. Wie erhalte ich das nächste Husky-Paket?

    Sie können über die Vertragsverwaltung jederzeit die maximale Anzahl Ihrer Mitarbeiter erhöhen oder verringern. Wir berechnen immer automatisch den Preis des entsprechenden Husky-Pakets. Die Änderung wird ab dem nächsten Monat wirksam. Abgerechnet werden dennoch immer nur so viele Mitarbeiter, wie gerade bei Ihnen beschäftigt sind. Die Mindest-Mitarbeiterzahl beträgt fünf.

  • Ist der Support inklusive?

    Ja. Der Supportumfang variiert jedoch nach AEONOS Produkt. Hier erhalten Sie einen Überblick die Ansprechpartner.

Reports und Auswertungen

  • Was bedeutet Ampelmodell?

    Das Ampelmodell ist ein Report. In diesem werden die Mitarbeiter mit ihrem aktuellen Zeitkonto aufgelistet. Die Plus bzw. Minusstunden werden in drei Kategorien (Rot, Gelb, Grün) für den schnellen Überblick gruppiert.

  • Was ist der Unterschied zwischen Stempelzeiten und gebuchte Zeiten?

    Die Stempelzeit ist die echte Zeit, zu der eine Buchung erfolgt. Die gebuchte Zeit ist die Zeit, die gebucht wird. Eine Gegenüberstellung dieser Zeiten erfolgt am Monatsende.

  • Kann ich Reports für einen begrenzten Zeitraum erstellen?

    Ja. Für den gewünschten Report können Filterfunktionen eingesetzt und die Zeiten, auf die sich der Report bezieht, festgelegt werden.

  • Was ist eine Produktivitätskarte?

    Je Tag und Standort gibt dieser Report einen detaillierten Überblick über die, auf die Kostenstelle des Standorts angefallenen Arbeitsstunden. Durch Einfügen der Stundenlöhne der Mitarbeiter können die Lohnkosten je Kostenstelle eines Standorts auf Stunden- oder Tagesbasis ermittelt werden. Durch Einfügen der Umsätze zu jeder Stunde kann der Gewinn bzw. Verlust zusätzlich ermittelt und so Personalüberhänge identifiziert werden. Die Produktivitätskarte ist zur Optimierung der Personaleinsatzplanung und zur Senkung der Personalkosten geeignet.

Customizing

  • Ich brauche noch eine Funktion oder einen Report, die es noch nicht gibt. Können sie für mich entwickelt werden?

    Ja. Wir entwickeln oft neue Funktionen mit unseren Kunden zusammen und entwickeln AEONOS auf diese Weise kundenorientiert mit wirtschaftlichen Funktionen. Teilen Sie uns einfach Ihre Ideen und Wünsche mit. Wir werden Sie beraten und eine geeignete Lösung entwickeln.

  • Ich verwende andere Systeme und Programme, die ich gerne mit AEONOS verbinden würde. Sind weitere Schnittstellen möglich?

    Ja. Teilen Sie uns einfach Ihren Bedarf mit, falls Sie AEONOS Tiger-Kunde sind. Wir sorgen für die Umsetzung.

  • Kann ich das Design auch in meinem Corporate Identity Design einstellen?

    Ja. Die Umstellung des Designs auf das eigene Corporate Identity Design ist eine buchbare Option, die wir unseren AEONOS Tiger Kunden anbieten.