Datenschutzerklärung
für die AEONOS Apps (AEONOS, AEONOS Fox, AEONOS Husky, AEONOS Terminal)
Version 3.23 vom 17.08.2023
Wir bedanken uns für Ihr Interesse an AEONOS. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig, auch was die kostenlose Testphase von AEONOS betrifft. An dieser Stelle möchten wir Sie daher über den Datenschutz in unserem Unternehmen informieren. Selbstverständlich beachten wir die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Telemediengesetzes (TMG) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen.
Unsere Server werden ausschliesslich in Deutschland gehostet. Wir verwenden ausschliesslich dedizierte Server, keine Cloud-Lösungen.
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
visionera GmbH
Thomas-Mann-Straße 49a
53111 Bonn
Deutschland
Telefon.: +49 (0)228 96 95 17 – 0
E-Mail: irgendwer@visionera.de
Website: www.visionera.de
II. Registrierung für die Testversion („Demo Account“)
In dieser App und auf der Registrierungsseite für eine Testversion (https://aeonos.de/testen) kann sich ein Interessent für eine kostenfreie 30-Tage laufende Testversion registrieren.
Eine AEONOS-Testversion erfordert eine persönlich Registrierung. Alle Daten innerhalb der App sind mit einer persönliche PIN geschützt und können nur nach Eingabe der PIN eingesehen werden.
Eine AEONOS-Testversion entspricht in vollem Umfang einer produktiven AEONOS-Installation und unterscheidet sich von dieser lediglich darin, dass nach 30 Tagen die Testversion automatisch ausläuft und eine Anmeldung nicht mehr möglich ist.
Zum Anlegen einer AEONOS-Testversion sind folgende Angaben erforderlich:
• Anmeldename. Der Anwender muss einen Anmeldenamen angeben, der ihm später ermöglicht, sich am HR Tool anzumelden. Dieser Anmeldename kann beliebig sein und erfordert keinen Bezug zur Firma oder einer natürlichen Person.
• Passwort für die erste Anmeldung. Der Anwender muss sich hier ein initiales Passwort vergeben. Dieses Passwort muss er bei der ersten Anmeldung in ein finales Passwort ändern.
• Email-Adresse. Die Email-Adresse des Anwenders wird verwendet, um diesem die Zugangsdaten und die Adresse des kostenfreien Support-Centers zuzusenden. Eine zweite E-Mail dient zur Verifizierung der E-Mail Adresse, indem eine automatisch generierte E-Mail an diese Adresse geschickt wird. Ein Link in dieser E-Mail muss angeklickt werden, ansonsten lassen sich HR Tool und die Apps nicht nutzen. Optional kann der Anwender bei der ersten Anmeldung mittels einer Checkbox Support während der Testphase in Form von E-Mails beantragen.
Die Daten werden nach der Anmeldung verwendet, um den Anwender automatisiert
• ihm eine persönliche AEONOS-Testversion zu erstellen,
• ihm die Zugangsdaten zu seiner Testversion per Mail zuzusenden,
• und die AEONOS-Testversion mit Testdaten (Mitarbeiter, Standort, Arbeitszeitmodelle, Urlaubsmodell etc.) einzurichten, so dass umgehend .
Entscheidet sich der Kunde gegen AEONOS bzw. lässt seine AEONOS-Testversion ohne Rückmeldung auslaufen, so werden sämtliche Daten sowie die Testversion mit evtl. in dieser bereits durch den Anwender angelegten Testdaten automatisiert und unwiederbringlich innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Testversion von allen unseren Systeme gelöscht.
AEONOS Apps
Die AEONOS Apps kommunizieren mit den sogenannten „HR Tool“. Bei dem HR Tool handelt es sich um die Verwaltungsoberfläche für Personalverantwortliche. Hier können Mitarbeiter, Arbeitszeitmodelle, Feiertagskalender etc. angelegt werden, Zeiten geändert und ausgewertet werden, Reports erstellt werden und vieles mehr. Das HR Tool läuft auf dedizierten Servern ausschliesslich in deutschen Rechenzentren.
Die AEONOS-Apps (AEONOS, AEONOS Fox, AEONOS Husky, AEONOS Terminal) dienen zur (mobilen) Erfassung und Änderung von Zeitbuchungen und Abwesenheiten auf einem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablett) und synchronisieren diese jeweils mit dem HR Tool.
Zur Nutzung der Apps wird eine aktive und gültige AEONOS Miet- oder Testversion benötigt, sowie ein gültiger Zugang zum HR Tool. Die Apps aus der Testphase kann nach Vertragsabschluss weiterverwendet werden. Apps für weitere Mitarbeiter oder neu installierte Apps werden mit Hilfe eines Tokens registriert. Das Token erhält man beim Anlegen einer AEONOS-Testversion und bei Vertragsabschluss. Ein Anwender kann so die App mit dem HR Tool verbinden.
Beschreibung der von den Apps erhobenen Datenarten und Zugriffsrechten
Die Apps dienen zur Erfassung von Zeitbuchungen durch den Anwender. Beim Login gibt der Anwender seine individuelle PIN ein. Die PIN wird in der App gespeichert, so dass eine Neueingabe der PIN nur bei Neustart der App oder nach expliziter Abmeldung von der jeweiligen AEONOS App nötig ist.
Die App protokolliert, erhebt, speichert oder versendet keinerlei Kontaktdaten oder persönliche Daten.
Zugriff auf das Internet (WLAN, Funknetz): Wird verwendet, um Daten mit dem HR Tool zu synchronisieren. Im Falle fehlender Internetverbindung werden Zeitbuchungen und die ggf. damit verknüpften Zusatzinformationen (z.B. Fotos, Geopositionen etc.) in der App gespeichert. Diese gespeicherten Daten werden versendet, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.
Zugriff auf die Kamera:
• Fotos als Anlage zu einer Zeitbuchung: ist diese Option aktiv, kann einer Buchung ein oder mehrere Fotos beigefügt werden. Die Fotos werden zusammen mit der Buchung an das HR Tool übermittelt.
• Scannen des QR-Codes mit dem Token: optionale Möglichkeit die Apps schnell mit Hilfe eines QR Codes einzurichten, damit sie eine Verbindung zum HR Tool aufbauen können. Der QR Code steht dem Anwender in der Mitarbeiter-Selbstverwaltung (MSV) zur Verfügung.
Zugriff auf das Foto-Archiv / Foto-Galerie:
• einer Zeitbuchung können Fotos aus dem Foto-Archiv, bzw. der Foto-Galerie hinzugefügt werden. Dazu ist der Zugriff auf die Fotos nötig.
Zugriff auf Location Based Services (Standortdaten):
• Standortdaten können auf drei Arten erhoben werden:
1. zu Beginn und zum Ende einer Buchung, um den Standort zum Zeitpunkt der Buchung zu dokumentieren (Geoposition).
2. während der Buchung, um festzustellen, wo sich der Mitarbeiter gerade befindet (Geotracking)
3. fortwährend während der Arbeitszeit, um festzustellen, ob ein Mitarbeiter einen bestimmten Einsatzort erreicht hat. Diese Option ermöglicht das automatische Starten und Stoppen von Buchungen während der Arbeitszeit (Geofencing).
• der Zugriff auf Standortdaten ist nur möglich, wenn im HR Tool für den betreffenden Mitarbeiter die Aufzeichnung von Standortdaten (einmalig zum Zeitpunkt der Buchung und/oder während der Buchung/Arbeitszeit) aktiviert ist.
• der Mitarbeiter kann bei jeder Buchung die Aufzeichnung von Geoposition und/oder Geotracking/Geofencing abschalten. Es findet also keine Aufzeichnung von Positionsdaten ohne sein Wissen, bzw. ohne Widerruf seiner Zustimmung statt.
Zugriff auf NFC (nur Android Apps): Wird benötigt um RFID-Karten oder RFID-Chips einzulesen. Dadurch wird es dem Anwender möglich, seine Zeiten ohne Eingabe einer PIN zu buchen.
Zugriff auf Vibrationsalarm: Wird benötigt um bei eingehenden Push-Nachrichten den Anwender zu informieren.
Speicherdauer
Die mit den Apps erfassten Daten werden mit dem AEONOS HR Tool synchronisiert soweit eine Internetverbindung besteht. Wenn keine Internetverbindung besteht, werden die Daten innerhalb der App gespeichert. Ein Zugriff auf die Daten oder Teile der Daten aus anderen Apps heraus ist nicht möglich. Wurden Fotos nicht über die App aufgenommen, sondern mit der Kamera App des Mobiltelefons, so sind diese Fotos nicht Teil der Daten der AEONOS Apps. Lesen Sie hierzu bitte die Datenschutzerklärung der entsprechenden Foto-App.
Übermittlung an Dritte und deren Zweck
Alle mit den Apps erfassten Daten werden ausschliesslich mit dem Zugang des Benutzers auf dem AEONOS-Server synchronisiert, auf dem AEONOS-Server gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.
Nutzungsverhalten, bzw. Tracking
Die Apps verwenden kein Tracking oder sonstige Tools zur Analyse des Nutzerverhaltens.
Korrektur falscher (persönlicher) Daten
Zeitbuchungen können Sie innerhalb der Apps innerhalb sinnvoller Fristen eigenständig korrigieren oder löschen. Anhängende Fotos oder Ortspositionen werden dabei ebenfalls gelöscht. Nach Ablauf der Frist wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung. Persönliche Daten (Name, Vorname etc.) kann Ihre Personalabteilung, bzw. die Person, die den Demo-Account angelegt hat, korrigieren oder löschen.