- Januar 2018 -

Zeiterfassung kaufen oder mieten?

Kauflösung, SaaS und Cloud im Vergleich


 

App-Entwicklung

Lizenzmodell

Software kaufen und Daten im Unternehmen speichern.

Zeitwirtschaft

SaaS

Software mieten und Daten in einem Rechenzentrum speichern.

Beratung

Cloud

Software mieten und Daten in einer Cloud mit Virtualisierung speichern.

 


 

Der Unterschied zwischen kaufen und mieten

Eine Software-Lösung kann auf klassische Weise gekauft oder auf die moderne Art gemietet werden. Welche Lösung die Richtige für Ihr Unternehmen ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Grundsätzlich zählen dazu Ihre Unternehmensgröße, IT-Abteilung, IT-Infrastruktur, Budget-Höhe und Ihre Anforderungen an die Technik.

 

Lizenzmodell

Der Hauptunterschied liegt in der Datenspeicherung. Klassischerweise können Sie eine Software kaufen und sich diese auf Ihrem Computer installieren. In diesem Fall werden die Daten auf Ihren eigenen Server gesichert, sodass Sie selbst die IT-Sicherheit gewährleisten und die Software pflegen müssen.

 

Vorteile

Eine Zeiterfassung als Kauflösung empfiehlt sich meistens für große Unternehmen. Denn Mietlösungen verfügen über ein nutzungsabhängiges Zahlungsmodell und rechnen z.B. wie im Falle einer Zeiterfassung, typischerweise monatlich nach Abrechnungsfällen oder nach Paketen ab. So steigt die monatliche Gesamtmiete mit der Mitarbeiterzahl. Außerdem verfügen große Unternehmen über eine eigene IT-Abteilung mit Experten, die sich um die Sicherheit, Wartung und Fehlerbehung kümmern können.

Sollten Sie Fragen zu der Nutzung haben, erhalten Sie i.d.R. eine Support-Hotline, welche den geleisteten Support pro Minute abrechnet. Dabei handelt es sich typischerweise um einen technischen Support. Fachliche Fragen können Sie dort nicht klären, weshalb Sie diesen Aspekt unter Umständen berücksichtigen sollten.

 

Nachteile

Problematisch wird eine gekaufte Software, wenn Sie viele individuelle Anpassungen vornehmen müssen. Denn bei den gekauften Lösungen handelt es sich um starre Programme, welche normalerweise kein Customizing zulassen. Kauflösungen werden außerdem unpraktisch und teurer, wenn Sie die Software an vielen Standorten einsetzen und vernetzen möchten. Beim Lizenzmodell kaufen Sie nämlich für jeden Arbeitsplatz eine Lizenz ein.

Wichtig ist vor allem, dass Ihre Software keine automatischen Updates erhält und damit immer auf den gleichen technischen Stand bleibt. Beim Thema Zeiterfassung müssen Sie dadurch auf neue Funktionen verzichten. Ebenfalls ist der Datenschutz das wohl wichtigste Argument. Sollten Sie nicht über die nötige IT-Sicherheit im Unternehmen verfügen, um die neue EU-DSGVO einzuhalten, sollten Sie von einer Kauflösung absehen. Denn so tragen Sie die komplette Verantwortung für die Software.

 


 

SaaS

Bei der Software as a Service (SaaS) Lösung wird eine Software gemietet und basierend auf der Nutzung abgerechnet. Die cloudbasierten Apps können die Benutzer ganz einfach über das Internet aufrufen und nutzen. Die Infrastruktur, Middleware, Software und Daten befinden sich in einem Rechenzentrum. Der Anbieter übernimmt die Wartung, Pflege, Verwaltung und das Backup etc. für Sie. Er ist für die Datensicherheit und die Einhaltung der neuen EU-DSGVO verantwortlich. Sie erhalten automatisch Updates und einen Support, der oft auch pro Minute abrechnet.

 

Vorteile

Eine SaaS Lösung bietet mindestens die gleichen Vorteile wie eine Cloud-Lösung. Der Unterschied zwischen diesen Lösungen liegt in der Sicherheit, die bei dieser Lösung deutlich am höchsten ist. Ihre Daten werden auf Server in dedizierten Hochsicherheits-Rechenzentren in Deutschland speichert, wenn es sich um einen sehr sicheren Anbieter handelt. Selten verfügt er sogar über ein eigenes Rechenzentrum. Diese Server gehören in diesem Fall nur einem Anbieter und werden professionell im Rechenzentrum mehrfach abgesichert und geschützt.

SaaS-Lösungen gibt es in vielen Branchen, sodass Sie eine günstige und teilweise sinnvollere Alternative zum Softwarekauf erhalten. Oftmals nutzen skeptische Menschen seit Jahren unbewusst webbasierte Lösungen. Gängige Beispiele sind E-Mail-, Kalender- und Office-Tools. Wenn Sie z.B. Online-Banking nutzen oder mit DATAV arbeiten, nutzen Sie die webbasierte Lösung. Microsoft Office 365 ist sogar der am weitesten verbreitete Anbieter einer SaaS Lösung. Weitere Beispiele sind Unternehmensanwendungen wie CRM- (Customer Relationship Management), ERP- (Enterprise Resource Planning) und Dokumenverwaltungslösungen. Wenn Sie Ihre Daten online verwalten, handelt es sich höchstwahrscheinlich um eine Cloud oder SaaS Lösung. Der Trend bewegt sich rapide in diese Richtung und das aus vielen Gründen. Denn der Fachkräftemangel in Deutschland wird auch beim Thema IT-Sicherheit zum Problem. Nicht jedes Unternehmen kann sich eigene IT-Fachkräfte besorgen, welche sich um die Daten-Sicherheit und die Einhaltung der EU-DSGVO kümmern.

Gerade KMU profitieren von der Mietvariante, da Sie keine Anschaffungskosten haben und keine IT-Fachkräfte im Unternehmen benötigen. Wenn Sie z.B. wie beim Thema Zeiterfassung immer auf dem neuesten technischen Stand sein möchten, sollten Sie ebenfalls SaaS auswählen. Denn durch die automatisch eingespielten Updates und neuen Releases erhalten Sie automatisch immer die aktuellste Version, die Ihre Wettbewerbsfähigkeit sichert. Kauflösungen binden Sie vergleichsweise jahrelang an eine Software, da Sie diese oftmals vier Jahre lang abschreiben müssen.

 

Nachteile

Eine SaaS Lösung bringt natürlich auch Nachteile mit sich. So empfiehlt sich diese Alternative irgendwann nicht mehr, wenn Ihr Unternehmen eine vierstellige Mitarbeiterzahl erreicht. Zumindest wenn der Anbieter Ihnen die Software pro Mitarbeiter abrechnet und der Nutzen und die Vorteile diese Summe nicht rechtfertigen.

 


 

Cloud

Bei der Cloud Lösung handelt es sich ebenfalls um eine Mietsoftware, welche Ihre Daten jedoch auf Server speichert, die Sie sich typischerweise mit anderen Cloud-Anbietern teilen. Aus diesem Grund wird hier von "Virtualisierung" gesprochen.

 

Vorteile

Bis auf die Sicherheitsstandards weist diese Alternative die gleichen Vorteile wie eine SaaS-Lösung auf. Die Übergabe der Verantwortung, der Supportumfang und die fehlenden Anschaffungskosten sind eindeutig wichtige Argumente, die für diese Alternative sprechen.

 

Nachteile

Der große Nachteil liegt in der Datensicherheit. Ihre Daten unterliegen in diesem Fall immer einem höheren Risiko angegriffen zu werden. Da sich der Cloud-Anbieter oftmals einen Server mit einem anderen teilt und die Daten auch random auf verschiedene Server gespeichert werden, ist keine Transparenz mehr vorhanden. Im Worst-Case-Szenario können sich potentielle Angreifer theoretisch ebenfalls Server mieten und sich somit direkt einen Zugriff auf die Server und damit auf Ihre anderen Daten verschaffen.

 


 

Fazit

Grundsätzlich gibt es nicht die eine Lösung für jedes Unternehmen. Prüfen sie dafür Ihre IT-Infrastruktur, Ihr Budget und Ihre Anforderungen an die Software. Sie werden schnell sehen, dass sich meistens die richtige Alternative herauskristallisiert. Denn für KMU kommt vermutlich aufgrund der EU-DSGVO sowieso keine andere Option als SaaS in Frage.

 

 


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AEONOS Team
Beitrag Januar 2018