Digitale Zeiterfassung

 

- August 2017 -

Zeiterfassung vs Zeitwirtschaft

Was ist der Unterschied und was brauche ich?


 

     
  Zeiterfassung Zeitwirtschaft
Zeiterfassung (Buchen von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Pause)
Erstellen von gesetzlichen Nachweisen
Weitere Buchungsoptionen wie z.B. Mehrtätige Abwesenheiten, Krankmeldungen und Urlaubstage  
Anzeige von Überstunden und Salden  
Hinterlegung von Arbeitszeit- und Urlaubsmodellen, Abwesenheiten, Zuschlägen, Zeitboni, Arbeitszeitenkappung, Zeitkorridore (z.B. für die Anrechnung von bezahlten und unbezahlten Überstunden), Stundenlohn etc.  
Ermittlung der zutreffenden Zuschlägen, Zeitboni und des restlichen Urlaubsanspruchs  
Individuelle Anpassungen zur Optimierung von Prozessen  
Lohnexport  
Kostenstellenmodul  

 

*Nicht jeder Anbieter differenziert zwischen der reinen Zeiterfassung und der Zeitwirtschaft. Aus diesem Grund kann es sein, dass eine Zeiterfassungslösung auch Zeitwirtschaftsfunktionen umfasst.

 


Zeiterfassung

Mit dem Begriff Zeiterfassung ist das Protokollieren der Arbeitsstunden, die ein Beschäftigter am Arbeitstag geleistet hat, durch Erfassungsgeräte gemeint. Die Zeiterfassung kann zum Beispiel traditionell auf Papier, via Stempelkarte oder Excel erfolgen, sowie digital via Software, Terminal oder implantierten Mikrochips.

 

Früher erfolgte die Zeiterfassung mit einer Stempelkarte. Anschließend wurden die Ist-Zeiten händisch ermittelt und der Lohn sowie die Zuschläge an die Lohnbuchhaltung weitergereicht.
Heutzutage gibt es neue Arbeitszeitmodelle und Berufe, für welche diese Methode nicht anwendbar ist. Mitarbeiter im Home Office oder Außendienstmitarbeiter müssen zum Beispiel ihre Zeiten mobil buchen können. Gerade wenn ein Unternehmen mehrere Standorte hat, wird die Verwaltung außerdem zum Albtraum für die Personalabteilung.

Diese Veränderungen haben die Zeiterfassung via Software unerlässlich gemacht. Eine Softwarelösung, welche die mobile und stationäre Zeiterfassung ermöglicht, sammelt alle erfassten Daten und stellt sie der Personalabteilung übersichtlich zur Verfügung – an einem Ort.

Auf diese Weise erfolgt die Zeiterfassung nicht nur schneller, sie ermöglicht auch zu jeder Zeit den direkten Zugriff auf die Daten. Das ist besonders wichtig, wenn Mitarbeiter dem Mindestlohn unterliegen. Hier kann eine unangekündigte Zollkontrolle die Mindestlohnnachweise verlangen.

Digitale Zeiterfassungsgeräte

 


Buchen via Smartphone App       Buchen via Tablet       Buchen via Terminal App       Buchen via Terminal

 

 


Zeitwirtschaft

Die Zeitwirtschaft umfasst mehr als die reine Datenerfassung. In diesem Fall werden viele Zeitdaten automatisch ermittelt, aufbereitet und verarbeitet. Sie baut auf die Zeiterfassung auf, da sie die erfassten Daten für die Ermittlung von Lohnbestandteile und die Erstellung von Auswertungen nutzt. Die Zeitwirtschaft erfolgt durch die Personaler selbst oder via Software.

 

Kernaufgabe: Ermittlung von Lohnbestandteile / Kennzahlen
Teilzeitkräfte, Werkstudenten, Aushilfen, Stundenlöhner, Mindestlöhner etc. Es gibt zahlreiche Arbeitszeitmodelle mit individuellen Wochenstunden, Vereinbarungen und unterschiedlichem Urlaubsanspruch. Für den Personaler bedeutet dies unter anderem, dass er die Ansprüche und Regelungen für jeden Mitarbeiter nachschauen und manuell errechnen muss, sofern keine Zeitwirtschaft vorliegt.

Eine Zeitwirtschaftslösung nimmt ihm diese Aufgabe ab und reduziert so den Verwaltungsaufwand. Sie arbeitet mit dem vorhandenen Datenpool und ermittelt die angefragten Informationen, wie z.B. den restlichen Urlaubsanspruch.

Personaler und Mitarbeiter erhalten auf diese Weise alle Kennzahlen, ohne Aufwand. Gerade die Transparenz für die Mitarbeiter ist ein zusätzlicher Vorteil für die Personaler. Denn durch den direkten Einblick brauchen die Mitarbeiter nicht mehr die Personalabteilung aufzusuchen, um z.B. ihre restlichen Urlaubstage zu erfragen.

 

Was wird automatisch berechnet?
Wie viele Stunden muss mein Mitarbeiter monatlich arbeiten? Welchen Urlaubsanspruch hat er? Werden die Überstunden ausbezahlt oder können diese angesammelt werden? Welcher Zuschlag gilt für die geleisteten Arbeitsstunden, der Nacht-, Sonntags- oder Feiertagszuschlag? In welchem Bundesland arbeitet dieser Mitarbeiter und fällt dort ein Feiertag an? Der Mitarbeiter hat im April seine Tätigkeit als Teilzeitkraft aufgenommen und hört zum Oktober auf. Wie viele Urlaubstage stehen ihm zu? Diese und viele weitere Fragen beantwortet eine professionelle Zeitwirtschaftslösung für Sie.

 

Der Schwerpunkt variiert
Zu guter Letzt gibt es auch Zeitwirtschaftslösungen, welche einen Schwerpunkt haben. AEONOS Tiger konzentriert sich bspw. auf die Lohnbuchhaltung, sodass ein Lohnexport optional bereitgestellt wird. Andere Lösungen legen ihren Fokus z.B. auf das Projektmanagement, die Personaleinsatzplanung oder das Personalwesen. Von daher sollte die Zielsetzung bei der Auswahl berücksichtigt werden, damit man von dem Funktionsumfang profitieren kann.

 


Welche Lösung benötige ich?

Die Software kann als Mittel zum Zweck dienen (Reine Zeiterfassung). Sie kann aber auch als Werkzeug zur Prozessoptimierung eingesetzt werden, sofern sie eine SaaS Lösung mit Customizing ist.

 

Nach den gesetzlichen Vorgaben
Aktuell wird nicht selten die Vertrauensarbeitszeit in Unternehmen eingeführt und damit auf eine Zeiterfassung verzichtet. Es existieren aber auch Gesetze, welche eine lückenlose Zeiterfassung am Ort der Beschäftigung und in der Personalabteilung von Unternehmen verlangen, wenn diese bestimmte Kriterien erfüllen.

Wenn Sie Mitarbeiter eingestellt haben, die dem Mindestlohngesetz unterliegen, müssen Sie z.B. die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) einhalten und als Unternehmen in der Fleischwirtschaft das Gesetz zur Sicherung von Arbeitnehmerrechten (GSA Fleisch). Mehr zum Thema Mindestlohn erfahren Sie bald in unserem Blog Eintrag „Das Mindestlohngesetz“.

 

Nach der Unternehmensgröße
Je größer Ihr Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie von den Funktionen der Zeitwirtschaft profitieren werden. Ab einer Mitarbeiterzahl von zwanzig wird es immer wahrscheinlicher, dass eine Zeiterfassung nicht mehr genügt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich zu Beginn eine skalierbare Software für Zeiterfassung auszuwählen, damit Sie zukunftssicher sind und bei Bedarf ein Upgrade durchführen können.

 

Nach den Unternehmenszielen
Wie möchten Sie die Software einsetzen? Da der Funktionsumfang oft den Preis bestimmt, ist es sinnvoll vorher die Ziele zu klären. Einige Anbieter bieten mehrere Produkte mit unterschiedlichem Funktionsumfang an oder ein Produkt mit Modulen, welche dazu gebucht werden können.

Wichtig ist, dass die Software skalierbar ist, damit diese mit dem Unternehmen und seinen Anforderungen mitwächst. Sobald Sie also mehr Leistungen benötigen, als die reine Zeiterfassung bietet, sollten Sie eine individuelle Beratung in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund werden oft Webinare angeboten, damit Sie einen Einblick in das System erhalten.

Beispielhafte Ziele

Möchten Sie nur einen Überblick der geleisteten Stunden, um die Transparenz zu erhöhen oder auch die manuelle Verwaltung reduzieren? Soll die Software lediglich Ihre Aufzeichnungspflicht erfüllen und Ihnen die erforderlichen Nachweise bereitstellen oder möchten Sie auch die Daten auswerten, um Verbesserungspotential aufzudecken und Ihre Prozesse zu optimieren? Möchten Sie Ihre Daten an andere, bereits vorhandene Systeme weiterleiten und dort weiterverarbeiten? Einige Anbieter bieten Customizing an, sodass individuelle Funktionen, Auswertungen und Schnittstellen für Sie entwickelt werden können.
 


AEONOS

AEONOS Team
Beitrag März 2018

 

 

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