Zeiterfassung zur Kontrolle

 

- Februar 2019 -

Ist Zeiterfassung nur Kontrolle?

Warum wir Softwarelösungen wirklich brauchen


Mit dem Begriff Zeiterfassung ist das Protokollieren der Arbeitsstunden, die ein Beschäftigter am Arbeitstag geleistet hat, durch Erfassungsgeräte gemeint. Die Zeiterfassung kann zum Beispiel traditionell auf Papier, via Stempelkarte oder Excel erfolgen, sowie digital via Software, Terminal oder implantierten Mikrochips.

 

"Zeiterfassung ist böse! Eine digitale Lösung ist teuer und dient als reines Kontrollinstrument." Oftmals wird das Thema stark diskutiert, weil der wahre Nutzen nicht klar ist. Die Zeiterfassung ist aber gerade für Mitarbeiter eine große Hilfe und wird stark unterschätzt.

 

Zeiterfassung

Wenn wir das Wort auseinandernehmen erhalten wir „Zeit“ und „Erfassung“. Sprechen wir das Thema an, sind die Reaktionen typischerweise emotional geladen, als hätten wir das Thema „Mitarbeiter-Kontrolle“ angesprochen. So möchten wir in diesem Artikel auf die Vorurteile und den wahren Nutzen einer Software für Arbeitgeber und -nehmer eingehen.

Denn über die Jahre kamen durch die Digitalisierung und Veränderung der Arbeitsbedingungen Funktionen und Möglichkeiten zur Auswertung der „erfassten Zeiten“ hinzu, die bei diesem Thema nicht berücksichtigt werden. Wäre dies der Fall, würde höchstwahrscheinlich mehr Verständnis herrschen und vermutlich der Wunsch nach einer Zeiterfassung existieren. Aus diesem Grund möchten wir in dem folgenden Artikel den Nutzen genauer vorstellen und auf die Mythen eingehen.

Vor allem zeigen wir aber, was die Einführung einer Zeiterfassungssoftware für die Mitarbeiter bedeutet.

 


Vorurteile und Mythen

 

1. Schlechtes Image

Sowohl Arbeitnehmer, als auch Arbeitgeber zögern vor der Einführung einer digitalen Lösung, denn sie glauben immer noch an die klassischen Vorurteile:

  • Zeiterfassung dient nur zur Kontrolle für den Arbeitgeber
  • Erinnert an einem Überwachungsstaat
  • Gefühl von Misstrauen des Arbeitgebers
  • Produktivität wird zwischen den Mitarbeitern verglichen
  • Reduzierung der Arbeitsleistung auf die dafür aufgewendete Zeit, aber kreative Arbeit kann zeitlich nicht gemessen werden.

 

Warum halten sich die Gerüchte?
Offensichtlich ist die Missinterpretation der Unwissenheit geschuldet. Denn oft wird die Zeiterfassung lediglich mit der Stechuhr von vor 100 Jahren in Verbindung gebracht. Natürlich denkt man demzufolge an Anwesenheitskontrolle und der Produktivitätssteigerung.

 

Und wer möchte schon auf die Arbeitsleistung nach der Quantität reduziert werden?

  • Arbeitnehmer, welche die gleiche Tätigkeit ausüben, fühlen sich in einem Wettbewerbskampf gedrängt und an die Akkordarbeit erinnert. Klar, dass eine Verschlechterung der Betriebsatmosphäre zu befürchten ist, was dann wiederum zu Lasten der Arbeitsqualität geht.
  • Auf der anderen Seite fühlen sich auch Angestellte und die U30 Generation ihrer kreativen Freiheit beraubt. New Work und flexible oder Vertrauensarbeitszeit sind hier schon selbstverständlich. Denn Arbeit, die eine Denkleistung und Kreativität erfordert, kann man nicht auf die reine Arbeitszeit reduzieren. Darum gilt:

    Arbeiten, wann man gerade am produktivsten ist, egal ob morgens, abends oder nachts und von zu Hause, im Büro oder im Starbucks bei einem 6 Euro Kaffee. Das sind gewonnene Freiheiten, warum jetzt also wieder einen Schritt zurückgehen und die Zeiten messen? Die Abneigung einem Zeiterfassungssystem gegenüber ist eigentlich verständlich, oder nicht?

 

2. Nur für große Unternehmen

Neben dem negativen Image werden Systeme für die Zeiterfassung auch als große Anschaffung gesehen, die sich nicht für kleinere Unternehmen rentieren. So entscheiden sich viele KMU gegen eine Einführung, weil eine aufwendige Umstellung vermutet wird und eine professionelle Softwarelösung als komplex und teuer eingestuft wird. Doch das ist nicht richtig:

 

Eine digitale Lösung ist auch für KMU
Natürlich ist eine professionelle Lösung sicherer, weil die Sicherheitsmaßnahmen umfangreicher und vielseitiger sind. Dies spiegelt sich jedoch nicht zwangsläufig im Preis wider. Am Markt finden sich die unterschiedlichsten Lösungen für kleine, mittlere und große Unternehmen, zum Kaufen oder Mieten, als Cloud- oder SaaS-Lösung und mit einem engen oder breiten Funktionsumfang. Unsere Lösung AEONOS bietet genau aus diesem Grund die drei Produkte Fox, Husky und Tiger an, damit nur für den Funktionsumfang gezahlt wird, der tatsächlich genutzt wird.

Vor allem aber steigt der Verwaltungsaufwand typischerweise mit der Unternehmensgröße und den Anforderungen sprungartig an. Das bedeutet also, dass ein Bündel an Funktionen bereits für Unternehmen ab fünf Mitarbeitern von Vorteil ist und gerade diese Unternehmen sollten ihre wertvolle Arbeitszeit anderweitig einsetzen und sich nicht mit kostspieligen Verwaltungsarbeiten abfinden.

 

3. Zu kompliziert

„Zu kompliziert, lange Einarbeitungszeiten, zu schwierig, meine Mitarbeiter verstehen das nicht oder sprechen kein Deutsch...“ Die Technik scheint ebenfalls abschreckend zu sein, aber warum? Für Unternehmen, die bislang nur Stift und Papier eingesetzt haben, ist es sicherlich eine Umstellung. Doch genau hier liegen Einsparungspotentiale, da der Zeitverbrauch ein erheblicher Kostenfaktor ist. Und die Komplexität? Wir haben einen Vergleich aufgestellt, in dem ersichtlich wird, dass die Komplexität eher sinkt, sobald die Zeiterfassung richtig eingebunden wird:

 


Wie Softwarelösungen die Arbeit vereinfachen

 

Software

Manuelle Zeiterfassung

Spezielle Verwaltungsoberfläche mit verschiedenen Zugängen. Als webbasierte Lösung von überall erreichbar und besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten geeignet, da keine Installationen nötig sind und keine Lizenzkosten anfallen.

Datenchaos durch viele individuelle Dateien (z.B. von den einzelnen Mitarbeitern oder Standorten), die erst einmal zusammengeführt werden müssen. Fehlende Transparenz und Unterlagen sind hier Alltag.

Filter für verschiedene aussagekräftige Auswertungen per Knopfdruck. Fehlt eine? Bei AEONOS können auch neue auf Wunsch entwickelt werden.

Komplizierte „wenn-Formeln“ in Excel, welche nur eingeschränkt Auswertungen ermöglichen und zeitaufwendiger sind.

Zeitkonten für eine aktuelle Aufstellung des Saldos und der restlichen Überstunden ermöglichen den Mitarbeitern jederzeit einen Einblick und geben auch ihnen Transparenz und eine Kontrollmöglichkeit.

Gänge in die Personalabteilung mit zeitraubenden Zwischenfragen nerven sowohl die Personaler als auch den Mitarbeiter, der die Auskunft möchte.

Lohnexport auf Knopfdruck.

Zeitaufwendige Excel-Dateien, die der Tippfehler-Gefahr unterliegen.

Moderne und einfache, offline-fähige Apps für die Mitarbeiter.

Stundenzettel, die nachgereicht werden müssen und teilweise nicht entziffert werden können. Oftmals gehen diese verloren oder sind unvollständig.

Der Mitarbeiter kann selbst entscheiden, welchen Weg er für die Zeiterfassung nutzt. Die gebuchten Zeiten werden bei einer aktiven Internetverbindung synchronisiert. (Kantine: Terminal / Büro: Oberfläche über den Webbrowser / Kundentermin: Tablet / Home Office: Laptop / Auto: Smartphone)

Der Mitarbeiter muss immer darauf achten, wo er seine Liste hat, die er nachreichen muss. Wenn er z.B. selbst eine Datei benutzt, muss er die Arbeitszeiten selbst eintragen und ausrechnen.

 


Die Wahrheit über Zeiterfassung

Vorteile einer Softwarelösung

 

1. Auswertungen für den Zoll

Nun, zunächst ist es natürlich richtig, dass mit der Einführung einer Zeiterfassung die geleisteten Arbeitsstunden protokolliert werden. Das kann man nicht schön reden, aber ist es so verwerflich? Arbeitgeber sind zum Teil gesetzlich zur Zeiterfassung verpflichtet. Dies ist z.B der Fall, wenn Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen, die dem Mindestlohngesetz unterliegen oder als Minni-Jobber arbeiten. Aber auch in bestimmten Branchen ist die Erfassung der Arbeitszeiten Pflicht, so trifft das u.a. auf Unternehmen in der Fleischwirtschaft nach GSA-Fleisch zu und auf Unternehmen, welche Fahrer beschäftigen. In diesen Fällen unterstehen sie besonderen Gesetzen und müssen jederzeit mit einer unangekündigten Zollkontrolle rechnen, sodass sie dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ordnungsgemäß zu erfassen und zu archivieren.

 

2. Transparenz für Vorgesetzte

Die Planung ist für Vorgesetzte einfacher, wenn die Transparenz gegeben ist und sie im System prüfen können, wer wann wo welche Arbeit aufgenommen hat.

Gerade wenn Mitarbeiter im Außendienst, Home Office oder in einem Unternehmen mit mehreren Standorten als Springer arbeiten, vereinfacht eine Zeiterfassung die Personaleinsatzplanung. Denn im Falle einer Personal-Unterdeckung kann schnell ohne lange Kommunikationswege reagiert werden. Dem Vorgesetzten oder Teamleiter genügt ein Blick in das System, um herauszufinden aus welchem Standort er am ehesten einen Mitarbeiter zu dem unterbesetzten Standort entsenden kann.

Systeme für die Zeiterfassung bieten übrigens nicht nur Funktionen für Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten an. Sofern mehr Funktionen erwünscht sind, lohnt sich die Anschaffung eines größeren Systems, welches z.B. eine Personaleinsatzplanung, Reisekostenabrechnung oder Maschineneinsatzplanung umfasst. Viele Systeme bieten außerdem Funktionen für das Projektmanagement oder die Rechnungserstellung an.

 

3. Schutz für den Mitarbeiter

Wo ist außerdem wirklich der Unterschied, wenn der Vorgesetzte seinen Mitarbeiter erreichen möchte und er im System seinen Urlaub oder in der Zeiterfassung seine Anwesenheit überprüft? Denn was ist, wenn eine Mitarbeiterin z. B. an einem Tag Home Office gewählt hat, weil sie mit ihrem Kater zum Tierarzt muss und den Vormittag im Wartezimmer verbringt: Wenn der Vorgesetzte nicht im System nachschauen kann, ob sie schon arbeitet, wird er sie zwangsläufig außerhalb ihrer Arbeitszeit anrufen und sich wundern, warum sie nicht erreichbar ist. Gleiches gilt für Mitarbeiter, die mehrmals die Woche Remote arbeiten. Schnell kann der Eindruck entstehen, die Mitarbeiter seien öfters abwesend. So ist die Transparenz vor allem auch für den Mitarbeiter wichtig, um ihre Freizeit und Reputation zu schützen.

Aber auch Arbeitgeber, die von der Vertrauensarbeitszeit Gebrauch machen und den Mitarbeitern viele Überstunden auferlegen, ohne einen Ausgleich zu ermöglichen, werden durch eine Zeiterfassung gezügelt. Wie wichtig dieses Thema ist, wird aktuell klar. So gibt es in Kürze einen Entschluss des Europäischen Gerichtshofes (EuGH), der über ein Gesetz der Zeiterfassungspflicht für alle Unternehmen nachdenkt, nachdem es der Generalanwalt zum Schutz der Arbeitnehmer/innen vorgeschlagen hat. Dies würde dann alle Unternehmen in Deutschland betreffen und einiges am Arbeitsmarkt zum Wohle der Arbeitnehmer/innen ändern!

 

4. Anwesenheitskontrolle für dem Arbeitgeber

Natürlich muss auch der simpelste Aspekt aufgenommen werden, auch wenn es nicht Pro-Mitarbeiter ist: Der Arbeitgeber zahlt den Lohn und das Gehalt. Wenn er modern ist und flexible Arbeitszeiten erlaubt und entsprechend Vertrauen aufweist, kann ihm als Gegenleitung etwas Kontrolle nicht gestattet werden? Schließlich weiß jeder von uns, dass es immer den einen oder anderen gibt, der es ausnutzt.

 

5. Vertrauensarbeitszeit schlecht fürs Betriebsklima

Die gelobte Vertrauensarbeitszeit bringt entgegen ihrem Ruf gefährliche Nachteile mit sich. Denn wenn diese auf dem ersten Blick unglaublich liberal erscheint, so zeigen sich dennoch Gefahren. In der Regel ist dieses Modell tatsächlich eher für den Arbeitgeber von Vorteil und kann langfristig das Betriebsklima verschlechtern. Aber warum?

  • Arbeitnehmer arbeiten i.d.R. eher mehr
  • Wenn Frühaufsteher die Arbeit bereits gegen 6-7 Uhr aufnehmen, werden sie von der restlichen Belegschaft nicht gesehen. Entsprechend wundert sich diese, wenn der Frühaufsteher das Büro um 15 Uhr wieder verlässt. Skepsis verursacht oftmals Unruhe und kann zu Mobbing führen.
  • Die Überstunden werden ggf. vom Mitarbeiter selbst notiert. Dies erfordert dann aber ebenfalls wieder eine Zeiterfassung. Das heißt der Mitarbeiter übernimmt täglich selbst die Zeiterfassung, was auf diese Weise mehr Zeit und Aufwand erfordert als es mit einem professionellen System dauern würde.
  • Der Arbeitnehmer kommt in die unangenehme Situation die angesammelten Überstunden zu erklären, um einen Freizeitausgleich zu beantragen. Die Genehmigung kostet ebenfalls für beide Parteien, wenn nicht sogar mehr daran beteiligt sind, kostbare Zeit.
  • Es kommt vor, dass Überstunden nicht berücksichtigt werden. Der Mitarbeiter kann hierdurch demotiviert werden: Seine Arbeit wird nicht angerechnet, weder monetär, mit einem Freizeitausgleich oder durch Anerkennung.

 

6. Flexible Arbeitszeitmodelle

Diesem Thema haben wir bereits eigene Blog Einträge gewidmet, da flexible Modelle so wichtig sind. Kurzgefasst geht es darum, Mitarbeitern Freiheiten einzuräumen, was zu einer erhöhten Produktivität, Motivation und Loyalität führen kann. Durch die Vorteile ist die Unternehmenskultur attraktiver, sodass auch qualitativ besseres Personal eingestellt und damit eine stärkere Wettbewerbsposition erreicht werden kann. Mehr unter Arbeitszeitmodelle und -gestaltung - Die flexiblen Modelle im Überblick oder Flexible Arbeitszeitmodelle - Die Hintergründe und Notwendigkeit

 

7. Mit Auswertungen den Arbeitsplatz sichern: Datenpool effektiv nutzen

Wie jetzt, ich dachte, dass meine Arbeitszeiten mit denen meiner Kollegen verglichen werden, warum sichere ich dadurch meinen Arbeitsplatz? Bei der Zeiterfassung geht es nicht nur um die reine Erfassung der Arbeitszeit. Vielmehr geht es auch um die Zuordnung der Arbeitszeiten zu Tätigkeiten, Projekten, Standorten, Abwesenheiten, Aufträgen und Arbeitsschritten.

Die gebuchten Zeiten und Abwesenheiten dienen entsprechend nicht nur der Anwesenheitskontrolle. Sofern professionelle Lösungen wie AEONOS eingesetzt werden, können aus den erfassten Daten wertvolle Informationen per Knopfdruck gezogen werden, die zum einen eine Prozessoptimierung ermöglichen und zum anderen ansonsten nur zeitaufwendig zusammengetragen werden können. So z.B. folgende Kennzahlen:

  • Die bereits verbrauchten Stunden für ein Projekt, um jederzeit Maßnahmen ergreifen zu können.
  • Die Arbeitsstunden pro Standort, Filiale oder Abteilung, um z. B. Personalunter- oder Überdeckungen zu identifizieren und dem rechtzeitig und ohne lange Kommunikationswege entgegenwirken zu können.
  • Die nötige Arbeitszeit für einen Arbeitsschritt, um Prozesse zu optimieren.
  • Die Kostenverteilung für eine Leistung oder ein Produkt, um die Produktherstellung oder Dienstleistung zu optimieren und dadurch Preise wettbewerbsfähig zu gestalten und die tatsächlich entstandenen Kosten für die jeweiligen Arbeitsschritte zu berücksichtigen. Gerade im Handwerk arbeitet man oft mit heuristischen Preise und so ggf. mit einem zu niedrigen Verkaufspreis (Verlust) oder zu hohen (Schlechtere Wettbewerbsfähigkeit).

 

8. Freiheit und eine professionelle Preisgestaltung schließen sich nicht aus

Was die neue Generation und die Freelancer betrifft, sieht die Situation ähnlich aus: Eine Zeiterfassung zur Identifizierung der geleisteten Arbeit in den jeweiligen Arbeitsschritten und im tatsächlich entstandenem Umfang ermöglicht die Optimierung der Preise und dient primär absolut nicht der Mitarbeiter-Kontrolle. Außerdem nimmt die Buchung jeweils nur wenige Sekunden in Anspruch. Die Freiheit wird durch die digitale Erfassung absolut nicht maßgeblich eingeschränkt, dafür ermöglichen die Auswertungen jedoch professionell und realistisch Rechnungen zu erstellen, welche die Kosten decken und nicht nur auf Schätzungen und Vergangenheitswerten beruhen.

 


Fazit

 

Wenn durch die Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten mit Hilfe einer digitalen Lösung die tatsächlich angefallenen Stunden berücksichtigt und auf Basis dieser Daten eine realistische Preisberechnung erfolgen kann, wodurch Verluste durch eine Fehlkalkulation reduziert werden können, stellt sich da nicht jedem die Frage, warum nicht auf eine Software für Zeiterfassung umgestiegen wird? Gerade wenn man berücksichtigt, dass Mitarbeitern Autonomie gegeben wird, welche sie von der Personalabteilung unabhängig macht und ihnen die Möglichkeit zur selbstständigen Kontrolle ihres Zeitkontos gibt, zeigt diese Lösung eindeutig einen positiven Effekt sowohl auf Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.

Im Zuge des Trends zu flexiblen Arbeitszeitmodellen ist eine Zeiterfassung außerdem nicht nur gut für eine Anwesenheitskontrolle, weil die Mitarbeiter nicht mehr im Büro sitzen. Es muss zusätzlich keine händische Arbeitszeiterfassung erfolgen, die meistens von den Mitarbeitern trotz der Vertrauensarbeitzeit trotzdem für die eigene Kontrolle geführt wird. Schließlich bringt eine Zeiterfassung Ruhe rein und ist gut für das Betriebsklima, da sich Mitarbeiter, welche andere mit flexiblen Arbeitszeiten nicht sehen, nicht verbittert werden.

Eine ordnungsgemäße Erfassung der Arbeitszeiten ist wirklich zum Wohle der Arbeitnehmer, welche dies oftmals leider nicht wissen und schätzen. Da es viel zu viele Unternehmen gibt, wo Überstunden zum Arbeitsalltag zählen und nicht erfasst werden, fordert der Generalanwalt vom Europäischen Gerichtshof (EuGH), dass die Aufzeichnung von Arbeitszeiten für alle Unternehmen zur Pflicht wird. Dies würde große Auswirkungen in Deutschland haben. Bleibt abzuwarten, wie die Entscheidung aussehen wird!

 


AEONOS

AEONOS Team
Beitrag Februar 2019

 

 

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