AEONOS – Erste Schritte
Bevor Sie mit AEONOS arbeiten, lesen Sie bitte diese Kurzanleitung. Bedenken Sie, dass der effiziente, fehlerfreie und erfolgreiche Einsatz einer Zeiterfassung von der korrekten Konfiguration dieser Software abhängt.
Für eine optimale Bedienung empfehlen wir Ihnen, den Chrome- oder Firefox-Browser zu verwenden.
In vielen Eingabemasken gibt es Tooltips. Dies sind Hinweise, die angezeigt werden, wenn Sie sich mit der Maus über einem Formularfeld oder dessen Bezeichnung befinden. Nutzen Sie die Tooltips um sich über die Bedeutung des Formularfelds zu informieren.
Firmenanschrift vervollständigen
Rufen Sie bitte über das Menü Ihre Vertragsübersicht auf. Oberhalb der Vertragsübersicht finden Sie drei hellblaue Schaltflächen.
Klicken Sie bitte auf „Firmenanschrift ändern“ und hinterlegen Sie eine vollständige Firmenanschrift.
Standort einrichten
(verfügbar in: Tiger, Husky, Fox)
Bitte gehen Sie nun im Menü auf „Standorte“. Dadurch kommen Sie in die Standortübersicht.
Als „Standorte“ bezeichnen wir
- Firmenstandorte
- Abteilungen
- Verkaufspunkte, Ladengeschäfte
- etc.
Der Standort ist nicht notwendigerweise identisch mit der Firmenanschrift. Daher werden die Daten der Firmenanschrift nicht auf den Standort übertragen. Bei der Einrichtung müssen Sie daher die voreingestellten Daten des vorhandenen Standorts anpassen. In der Standortübersicht finden Sie den vom System für Sie angelegten Standort.
Klicken Sie rechts auf das mittlere Symbol mit dem Stift. Vervollständigen, bzw. korrigieren Sie bitte die Daten Ihres Standorts.
Falls Sie für Ihr Unternehmen weitere Standorte einrichten wollen, klicken Sie die hellblaue Schaltfläche oberhalb der Standortübersicht („NEUEN STANDORT ANLEGEN“).
Arbeitszeitmodelle einrichten
(verfügbar in: Tiger, Husky)
Klicken Sie im Menü auf „Arbeitszeitmodelle“. In der Übersicht finden Sie das vom System für Sie angelegte Arbeitszeitmodell. Falls Sie dieses ändern möchten, klicken Sie rechts auf das mittlere Symbol mit dem Stift zum Bearbeiten des Arbeitszeitmodells. Vervollständigen, bzw. korrigieren Sie bitte die Daten des Arbeitszeitmodells.
Sie können über die hellblaue Schaltfläche oberhalb der Übersicht neue Arbeitszeitmodelle anlegen. Die Arbeitszeitmodelle sind für die Berechnung der Zeitkonten wichtig.
Nur mittels korrekter Arbeitszeitmodelle für Ihre Mitarbeiter kann AEONOS die Zeitkonten richtig berechnen. Im Falle von Urlaub, Krankheit, Feiertag oder sonstigen Abwesenheiten bekommt der Mitarbeiter trotzdem die entsprechende Abwesenheit gutgeschrieben.
Arbeitszeitmodelle können Sie für Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und für Stundenlöhner, bzw. Aushilfen anlegen.
Häufig verwendete Arbeitszeitmodelle sind „Gleitzeit“, „Feste Arbeitszeit“ und „Stundenweise“.
Urlaubsmodelle anlegen
(verfügbar in: Tiger, Husky)
Wenn Sie eigene Urlaubsmodelle verwalten wollen, erreichen Sie die Liste der Urlaubsmodelle über den Menüpunkt „Urlaubsmodelle“. Als Standardmodell ist dort bei Installation der „30-Tage-Jahresurlaub“ vordefiniert. Durch Klick auf die blaue Schaltfläche „NEUES URLAUBSMODELL ANLEGEN“, können Sie beliebige Modelle hinzufügen.
Feiertagskalender anlegen
(verfügbar in: Tiger, Husky)
Sie können, je Standort, Feiertagskalender definieren. Klicken Sie auf „Feiertagskalender“ und passen Sie den initialen Kalender auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Falls ein Feiertag nicht im System ist, fügen Sie ihn im Menüpunkt „Feiertage“ hinzu. Standardmäßig sind für Deutschland alle gesetzlichen Feiertage vorinstalliert.
Tätigkeiten/Aufgaben anlegen
(verfügbar in: Tiger, Husky, Fox)
Klicken Sie im Menü auf „Tätigkeiten/Aufgaben“, um in die Übersicht zu kommen. Sie können hier neue Anwesenheitstypen, z.B. Projekte, anlegen.
Möglich ist eine minutengenaue Erfassung, bei der die Start- und Endzeit einer Tätigkeit oder Abwesenheit erfasst wird.
Alternativ kann als Zeitraum-Typ ein halber oder ganzer Tag angegeben werden. Das System errechnet die Arbeitszeit bzw. Abwesenheit dann auf Basis des Arbeitszeitmodells des Mitarbeiters.
Abwesenheiten anlegen
(verfügbar in: Tiger, Husky)
Klicken Sie im Menü auf „Abwesenheiten“, um in die Übersicht zu kommen. Sie können hier neue Abwesenheitstypen anlegen.
Möglich ist eine minutengenaue Erfassung, bei der die Start- und Endzeit einer Abwesenheit erfasst wird.
Alternativ kann als Zeitraum-Typ ein halber oder ganzer Tag angegeben werden. Dies wird beispielsweise für Krankheits- und Urlaubstage benötigt. Das System errechnet die Abwesenheit dann auf Basis des Arbeitszeitmodells des Mitarbeiters.
Mitarbeiter anlegen
(verfügbar in: Tiger, Husky, Fox)
Klicken Sie nun auf „Mitarbeiter“. Dadurch kommen Sie in die Mitarbeiterübersicht.
Das System hat für Sie einen Mitarbeiter auf Basis der Anmeldedaten angelegt. Vervollständigen Sie die Daten des Mitarbeiters. Sie können den Mitarbeiter löschen, indem Sie auf das rote Kreuz rechts in der Übersicht klicken. Neue Mitarbeiter können Sie anlegen, indem Sie auf die hellblaue Schaltfläche oberhalb der Mitarbeiterübersicht klicken („NEUEN MITARBEITER ANLEGEN“).
Die Geopositionsermittlung und das Geotracking Ihrer Mitarbeiter ist nur bei bestimmten Zwecken der Arbeitszeitdatenverarbeitung erlaubt. Wählen Sie daher den Zweck der Positionsaufzeichnung und aktivieren Sie die Checkboxen. Soll keinerlei Positionsaufzeichnung erfolgen, entfernen Sie bitte die Häkchen bei „Geoposition“ und „Geotracking“. Ist eines oder beide Häkchen gesetzt, kann keinerlei Positionsaufzeichnung ohne die ausdrückliche Zustimmung durch den Mitarbeiter bei jeder Buchung erfolgen.
Wählen Sie einen Standort aus, an dem der Mitarbeiter tätig ist. Sollte der Mitarbeiter nicht den Feiertagskalender des Standorts nutzen, können Sie ihm hier einen eigenen Feiertagskalender zuweisen (z.B. wenn Dienstsitz und Dienstort unterschiedlich sind).
Weisen Sie dem Mitarbeiter Tätigkeiten/Projekte und Abwesenheiten zu. Nur auf diese Zeittypen kann der Mitarbeiter seine Arbeits- und Abwesenheitszeiten buchen.